経理に絶対必要なエクセルの知識 | 経理の仕事でエクセルを使いこなそう!
これまでAIだ!自動化だ!と言ってきましたが、まだまだ現役バリバリのエクセル登場です。経理の現場=エクセルファイルと言っても過言ではないぐらい登場します(°▽°)そこで今回は経理の仕事で使うエクセルについて語っちゃおうかなーと思います。
もくじ
経理で必要なエクセル
そもそもなんでエクセルが必要になるんだ??会計システムがあるじゃないか! そう、その通りなんですが、現実問題としてエクセルで作業することって多いんですよね。。例えば、、
・システムで出てくる明細表だと項目足りなかったり、管理しづらいので、エクセルで明細を管理
・そもそも業務の全てが網羅されてないので、その部分はエクセルで管理
・なぜかシステム間連携ができないので、いったんエクセルにはきだして、加工してから再度会計システムに取り込むためのエクセル
と出番はかなり多めです。お気づきだと思いますが、やっぱり自動化できてない部分、帳票に情報が足りてない部分(ビジネスが変わったりすると追加で必要になるんだけど、コストの問題からシステムに反映されてなかったり)、をエクセルで補足することが多いのですよね。なので、例外処理とかが増えたり、会社の規模が大きくなったりすると、それだけエクセルの数も多くなります。
ちなみに、ワードとパワーポイントも全く使わないわけじゃないのですが、感覚的にエクセルが大半占めてて、ワードとパワポは説明をするときに使うような気がしております。やっぱり数字を扱っている仕事なので、基本がエクセルになってしまうのですねーー。。
じゃあ次に、どの程度エクセルが使えれば良いの?そもそもどうやって勉強すればいいのよ!ってことですが、
・基本的な関数
・基本的な体裁
・ショートカット
このあたりじゃないでしょうか??では順番に解説していきますね!
経理のエクセル | 関数
関数を使えるか使えないかだけで、作業効率が10倍以上違うでしょうね。。とりあえず思い立った使いそうな関数を列挙していきます
・sum, sumif
・average
・count, countif
・if
・vlookup, hlookup
他にもあるような気がするのですが、結構ご登場するのはこの辺りです。難易度高めはvlookup、hlookupですが、エクセルのシート間のデータを参照することが多いのですが、このときに相当役に立ちます。行や列の数が少なければ気合いでどうにかなりますが、数万とか数十万行になった瞬間に、関数使わないと日が暮れてしまいます。関数だと、1分以内に参照できます。
ifも同じですね!自分でフィルター使って条件別に分けても良いですが、数万行になった瞬間に対処できません。if使えば1分以内に作業が完了します。めっちゃ便利ですね!
関数を学ぶ方法ですが、まとまっているのはMicrosoft Office Specialist(略してMOS)あたりが教材としては便利かなーと思います。。
経理のエクセル | 基本的な体裁
経理職はコンサルタントみたいにめちゃくちゃかっこいいプレゼン資料を作るわけではないのですが、数字って並んでいると見辛いので、ある程度エクセルの体裁を整える必要あるんですよね。
例えば、強調したい部分は太文字とか色を変えるとか、あとは線の強弱で目立たせるとか。あと文字のフォントサイズとかも小さすぎると見えないですし、大きすぎるとはみ出すし、と大きさの体裁も重要ですね。
グラフでかっこよく見せるというよりは、単純に集計した表を見やすくしてあげるだけで十分なのです(^。^) 「これ見やすいね!」っていう人が作った表とかを参考にして真似するだけでも、相当見栄えよくなりますよ!!
経理のエクセル | ショートカット
これはエクセルというよりもPCスキル全般に言えるのですが、、マウスを使わない方が圧倒的に作業が早いです。例えばちょー基本でいうとコピーアンドペイスト。Windowsパソコンだとコントロールcでコピー、コントロールvでペースト。これ知ってるだけで、マウス使うやり方の10倍ぐらいスピード早くなると思います。経理でエクセル使ってると、コピペって多用するのですよねー
その他、いろんなショートカットがあるのですが、ショートカットの詳細を解説する記事じゃないので、暇なときにググって見てくださいな(^。^) ちなみに、WindowsとMacでショートカットは異なるのでご注意を(°▽°)
経理のエクセルまとめ
コツコツ勉強するというよりは、「なんか効率的にできないかなー」っていう面倒くさがりーな気分になったら、ググって実践してみる、ってのが上達のコツな気がします。関数せっかく勉強しても、案外活用する場面なかったりしますし、ググったらすぐやり方わかるので、どちらかというと「PCのキーボード打つ回数を減らしたいなー」という思いを強くしてもらった方が上達するかもしれません(笑)
とエクセルについて解説しましたが、やっぱり超効率化を目指すならなるべくシステムを使って例外処理とかを無くしていきましょーね、ってことを頭の片隅に置いておきましょう!!
では今日はこの辺で〜〜
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