経理とITの超密接な関係 | 経理の仕事でITを使いこなせるようになろう！
さて、本日は経理とITの関係っていうキーワードで語っていきます。経理って聞くと、紙と鉛筆と電卓で仕事してそうですが、基本はITです。ほぼIT使ってます(もちろん、電卓も併用です。。)ということで、もっと経理業務の実際の知ってもらうために、今日は経理とITの関係を語っていこうというわけです(^｡^)
もくじ
経理の世界にITが来たのはいつ？？
最近でこそAIだ、デジタルだ、と盛んに叫ばれてますが、実は経理の世界ってかなーり早い段階からデジタル化が進んでるんですね！多分、２０年ぐらい前からはスタートしてると思います。なので、経理の現場からするとITを使うというのは、そんなに違和感のある話ではないのですねーー
本格的なのは、ERP(エンタープライズ・リソース・プランニング)、と呼ばれるものが普及されてからだと思いますが、それこそスタートは紙と鉛筆と電卓からスタートしてますね。。しかし紙だと修正とか集計とかめっちゃ大変なので、パソコンが登場してそこで管理するようになりました。表計算ソフトみたいなものが普及して、今で言うエクセルですね。
これでだいぶ記帳の効率がよくなったんですが、でも業務別に管理するツールって異なっていたのですね。例えば売上の管理は営業部が独自にシステムを開発してたり、生産とかは生産部がシステム持ってたり、そして経理は独自の会計システム。そして、それぞれが独立してたので、売上データは営業部からデータもらって、改めて会計システムに打ち込む、みたいな打ち込み作業が引き続き残ったのですね。。
ここで、売上管理がイメージできない人へ補足。売上を記録するだけじゃないの？って思うかもしれませんが、それは売上管理の一部です。メーカーの販売をイメージしてもらいたいのですが、お客さんから発注受けたら、まず受注のステータスを営業部で把握しなきゃいけませんね。でないと、何を何個、いつまでに納品するのかわからなくなるので。そして、生産が必要であれば、生産のステータスも持っておかなければならないし、出荷したら出荷とお客さんのところに届いた納品のステータスも管理しないと、間違ってもう1回納品しちゃうかもしれないですよね(°▽°) そして、請求しないとお金が回収できないので、そのステータスも把握しないとですよね。と言うことで長々と書きましたが、要は業務のステータスとそれに関連する情報が把握できないと、業務がちゃんと回らないですよね。それを一元的に見やすく管理したのが、売上管理のシステムだと思ってください。。
話を戻して、システムがバラバラだと、会計の記帳大変じゃない？(まあ、会計だけじゃなくて、連携してないといろんな部署で大変なのですが)、でシステムのスペックが上がってきた時代に、ERPというこれらの業務システムを1つにまとめちゃおうぜ！っていうシステムができました。SAPとかOracleとかが有名ですね！
一つにすると、究極的には経理側で処理しなくても勝手にデータが経理システムに入ってくるので、打ち込み作業が減って業務効率が爆上がりなのですね！ちなみに、このシステムってここ数年の話じゃなくて2000年代のちょっと後にはすでに大企業では普及していて、もう20年弱ぐらいのイメージでしょうか。ねっ、経理って結構デジタル化早いでしょ(^｡^)
でも、この時代のEPRってめっちゃ高価だったので、お金のある大企業しか導入できなかったんですね。。そして、今みたいにクラウドじゃないので、アップデート(会計とか税法って毎年アップデートありますよね)も今みたいにボタン一つじゃできず、コストがかかってたのですよ。
そこで、2010年代に登場したのがクラウド版やSaaSです。。ここで今に至るですが、今では中小企業含めて業務が統合されたシステムって普及してますし、アップデートも基本的に一瞬で終わりますよね。そして月額制で費用も安い！
経理におけるITの自動化
以前の記事(経理の未経験者に向けた経理プロのススメ)でも触れたんですが、経理(特に記帳)の自動化ってもはやかなり早い段階からできているので、AIだ！デジタルだ！って言ってもそこまで劇的に変わる訳ではないのです。。
ここで感の良い読者ならお気づきかもしれませんが、結局経理の自動化のポイントって、いかにシステム導入前の設計をうまくやるか、なんですよね。。ここでいうのはシステム設計ではなくて、業務設計のことです。
経理でいうと、そもそも決算書とかをこういう粒度で作りたいので、
・データはこういう粒度で持って
・このデータはこの部署のこのシステムから連携して
ってな感じのことです。そして追加のポイントは、いかに業務を定型化して、システムに落とし込めるか、っです！システム＝定型化の自動化、なので、どんだけ頑張ってシステム入れても例外の処理が多いと手作業の修正が多くなって、結果めっちゃしんどくなります。。
もう一度まとめると、業務設計と可能な限りの定型化、この2つです。定型化ってそんなに大変なの？？っていうと、定型化すること自体はそんなでもないですが、定型化するにあたっての経営的なジャッジの方がポイントかもしれません。
これは極端な例ですが、例えばお得意さんから請求金額を回収するとき、銀行に振り込んでもらった方が楽ですよね。でもとてーも大切なお客さんがいて、「絶対現金の手渡しでないと取引しないぞ！」って言われたらどうします？？
定型化って考えると「取引しない」って選択になるのですが、仮にこのお客さんが売上全体の20%を占めてて、この人を失うと赤字になるとした場合、どうします？？まあ、おそらく現金で受け取るでしょう。はい、この時点で例外処理が発生するので、結果完全に自動化しないわけです。そして手作業が入るので(現金受け取る、帳簿と比較して金額あっているか確認する、記帳する、など)、事務処理は増えますよね。
これは経理に限った話じゃないですが、100%定型化できないのはビジネス的な制約が色々あるからなんで、経営的なジャッジメントが重要になってくるんですよね。。なので、実は新しくビジネスを始める会社の方が、業務設計とか定型化っていうのは圧倒的に取り組みやすいんですよねーー
経理とITのまとめ
なんとなく、経理の現場で起こっていることわかりましたか？？想像以上にITを使うし、しかもITの設計部分が経理業務でめっちゃ重要って、あんまり知らなかったんじゃないでしょうかね？？
なので、実は経理×ITに強いと、相当重宝されます！というより、ますますITの活用が求められてくるので、ITがわからないと業務効率化は結構難しいですよねー。。なので、これから経理を目指す人、むしろ今経理の人、ITの勉強(どっちかというと、業務設計とデータベースです)、オススメしておきます。。
オススメしたところで、今回は締めくくりたいと思います。次回またね(^｡^)
