経理を合理化していくのに考えるべきポイント

こんにちは、今回は経理を合理化していくのに考えるべきポイント、ということで、経理の仕事を効率化していくためのポイントを書いていきたいと思います。合理化＝効率化と捉えてますが、いろんなところにITの話が出てくると思います。やはり合理化していくためにはITの利用はマストになってきます。

それではスタートしましょう(^｡^)

経理の合理化 | 基本編

経理の合理化を考える上で重要な要素って何でしょうか？それは、

　・経理業務全体のフローを可視化する

　・各フローで自動化(IT化)できないか？を考える

この２点だと思います。まず経理業務全体のフローを可視化するですが、どういった業務で時間がかかっているか？ミスが起きやすいか？それを把握するためには、まず自社の中でどういった業務が発生しているのかを網羅的に把握する必要があるでしょう。網羅的に把握するといってもそこまで難しい作業ではなくて、経理の方々が何をしているのかの業務の棚卸しと、その流れ(フロー)を書き記して行けば良いのです。１点だけ注意点ですが、経理業務はほとんどの場合経理部門だけで完結していないことも多く、それは営業や人事など他部門との連携で数字を入力していく場合も多いので、経理に関連した部門の業務も網羅的に把握する人があります。

経理の合理化 | ITの活用

上記で、経理の業務が網羅的に把握できたら、次はその業務量や過去のミスなどを集計してきましょう。そうすると、特定の部分で時間がかかっていたり、ミスが発生したりする箇所がわかるはずです。そう、こういう部分にこそ、経理業務を合理化するチャンスがあるのです。

そこで出てくるのがITです。合理化していく、ということはなるべく自動化して、人が業務する負担を減らす、ミスを減らす、ということがポイントなので、そこで活用できるのが、まさにITなのです。

ITといっても特殊なことを考える必要があるわけではなくて、今手作業でやっている部分を既存の経理ソフトの機能を使って置き換えられないか、という視点で考えていくことが重要です。

ITを活用するにしても、一から開発した場合、結構なコストになりますし、業務が変わってしまうと、それに合わせてITも変更しなければならないので、まずは既存の世の中にあるサービス、もしくはすでに企業として使っているサービスの中で自動化できないか、という視点を持つことが経理の合理化を考える上ではポイントになるということです。

ITなどの活用については、過去の記事でもアップしてますので、こちらも合わせて参考にしてみてください。

　・経理のアウトソーシング | ポイント解説

　・経理とITの超密接な関係

経理の合理化 | 例えば

経理の合理化で例えば、どういうポイントが合理化できそうなのでしょうか？具体的に考えられる経理の合理化ポイントをざっと下記のように挙げていきます。

　・数字同士の転記作業

　・消し込み処理などのマッチング作業

　・定型的なルールによる処理

この３点ぐらいが考えられるかなと思います。それぞれ見ていきましょう(^｡^)

経理の合理化 | 数字同士の転記作業

経理の合理化の1つ目は、数字同士の転記作業です。これは具体的に、経理処理を行なっている経理システムと、その前提となる各データ(例えば営業関係のデータや人事関係のデータなど)、との関係が考えられます。例えば、販売に関するデータは営業部門がエクセルなどでデータ管理をしていて、経理部門は月次でこれを入手して、手入力で経理システムへ入力する、もしくは人事部門が給与支払等のデータを別システムで作成していて、月次でこれをダウンロードして経理部門に渡し、経理部門はさらにこのデータを経理データにアップロードする、こういったことをイメージしてください。

こういった作業というのは、同じシステムであればほとんどの場合で各データ間の自動連携をしてくれるので、上記のような作業が不要になってきます。必要なのは、経理部門が定期的に正しくデータが取り込まれて反映されているかどうか、このチェックを行うことぐらいになるでしょう。これだけでも経理の業務がだいぶ合理化されるはずです。

経理の合理化 | 消し込み処理などのマッチング作業

経理の合理化2つ目は、消し込み処理の合理化です。通常、入金や出金というお金周りのデータというのは銀行データの方に情報が貯まっていくので、経理システムと自動連携しているわけではありません。なので、経理担当者としては、銀行データをダウンロードして、経理システムの方へ入力した売掛金や買掛金などの債権債務を一つ一つ消し込んでいく必要があります。

この時に簡単に消し込めれば良いのでしょうが、例えば振込人が不明だったり、金額が若干違ったり、そもそも支払いがなかったりすると、その分を適切に把握しなければならないので、この消し込み作業というのは結構時間がかかるものです。

100%削減できるわけではないですが、この消し込みを合理化するためのツールも存在していて、ある程度の部分までは自動化、一部手作業でマッチングをしていくようになります。ある程度の部分まで自動化されるだけでも結構な合理化と、ミスを減らすことが可能なので、経理の合理化を考える上では導入検討の可能性があるサービスなのではないかな、と思います。

経理の合理化 | 定型的なルールによる処理

経理の合理化の最後は、定型的なルールの場合の処理の自動化です。これは１番目に触れた数字同士の転記作業とも絡んでくるのですが、例えば営業データ関連は仕訳がおおよそ、売掛金と売上、で成り立つので、最初からこの仕訳で経理データを作るように自動化することです。

これも実際には、このパターンの場合は未収入金、このパターンの場合は立替金、といろんなルールがあると思うので、それを経理データに取り込む前にパターン化してしまいます。たくさんあるデータを一つ一つ見て仕訳を入力していくのは現実的ではないですからね〜〜

経理の合理化 | まとめ

経理の合理化というテーマでお届けしてまいりますが、いかがでしたでしょうか？全て合理化できるわけではないですが、世の中にある便利なサービスを組み合わせれば結構の合理化が可能なので、ぜひ試してみてくださいね(*^▽^*)

では、また次回☆

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